Alla tiders sångfest under planering

10.01.2020 kl. 07:45
PÅ BORDET. Finlands Svenska Sång- och musikförbund siktar på stjärnorna då Svenskfinlands massmusikfestival går av stapeln i Helsingfors 2021. Sofia Strömgård ger en inblick i planeringsarbetet.

Text: Sofia Strömgård

Var kan vi hänga upp stora evenemangsbanderoller vid Ode och hurdana körställningar ska vi beställa? Kanske vi borde beställa stora ballonger för att markera ut konsertområdet? Hur ska vi bygga upp vår festival-webbsida så att den är funktionell?

De här och mycket andra slags frågor har FSSMF:s personal tampats med under det senaste halvåret. Att planera en stor sång- och musikfest kräver en oerhörd insats i form av planering och tankearbete. Den stora finlandssvenska sång- och musikfesten ordnas mellan den 10 och 13 juni 2021 i Helsingfors, men planeringen inleddes redan 2018. Under 2019 har förbundet jobbat hårt på att slå fast programmet, repertoaren och tidtabellen, samt att informera våra körer och orkestrar om vad som komma skall. För tillfället jobbar verksamhetsledaren, ekonomi- och organisationssekreteraren samt kommunikatören nästan heltid med sång- och musikfesten. Dessutom har vi en festivalproducent som jobbat med sång- och musikfesten sen hösten 2019.

För en del kan det vara svårt att förstå varför vi börjar så tidigt – det är ju nästan ett och ett halvt år kvar till dagen D! Själv är jag en gröngöling när det gäller evenemangsproduktion, men jag insåg snabbt att man absolut inte vill vara för sent ute när man ska ordna ett evenemang för cirka 2500 deltagare, mitt i Helsingfors. Listan på vad som ska planeras och verkställas är lång – under fyra dagar har vi flera tusen deltagare som smidigt ska ta sig runt Helsingfors, hitta till sina övningar, få mat i magen och allra viktigast: uppleva fin sång och musik. Ribban har vi ställt högt: det här ska bli den bästa sång- och musikfesten i mannamine. Bara att kavla upp ärmarna!

När det gäller kommunikationsaspekten måste man noggrannt fundera över gränsen mellan att å ena sidan skapa intresse, marknadsföra och ”hypea” evenemanget och å andra sidan att tuta ut för mycket info för tidigt. Om folk inte upplever informationen som relevant och ny, bör man fråga sig om det istället är klokare att vänta ett tag med att distribuera den. I personalens huvud finns enbart sång- och musikfesten – medan den vanliga koristen antagligen inte ägnat den särskilt mycket tankeverksamhet i detta skede. Och det måste man som arrangör komma ihåg. Det är därför viktigt att göra upp en detaljerad kommunikations- och marknadsföringsplan för att undvika att tala för döva öron: all information ska vara ny, relevant och gärna också efterfrågad. Planering är a och o när det gäller strategisk kommunikation.

Om man som läsare nu undrar, vilken sångfest talar jag om? Den stora finlandssvenska sång- och musikfesten har ordnats sedan 1891. Vart femte år samlas Finlands svenska sång- och musikförbund (FSSMF) – och en stor del av de nästan 3900 medlemmarna från de 130 ensemblerna – för en jättefest i sångens och musikens tecken på svenska.

Nästa gång, år 2021, har turen kommit till Helsingfors. Då ordnas sång- och musikfesten för 25:e gången och det blir en stor finlandssvensk festival som sträcker sig över fyra dagar. Det blir bland annat en studentkörskonsert i Johanneskyrkan, invigning vid Senatstorget, blås- och stråkkonserter i Musikhuset samt otaliga uppträdanden runt omkring Medborgartorget. Dessutom har vi förstås en huvudfest samt festivaltåg och huvudkonsert där Helsingfors nya stolthet Ode får stå som kuliss för den knappa 2500 sångare starka kören. Läs mer om festivalen på evenemangets webbsida: www.festival21.fi.

Finlands Svenska Sång- och Musikförbund (FSSMF) är en samlande organisation för musikintresserade finlandssvenskar aktiva i körer, orkestrar och andra grupper. Våra medlemmar är cirka 3900 till antalet och finns utspridda i hela Svenskfinland. Inom FSSMF finns blandade körer, manskörer, damkörer, blåsorkestrar, stråkorkestrar, ensembler och musikgrupper som består av barn- och ungdomar.

Sofia Strömgård är redaktör och kommunikatör på Finlands Svenska Sång- och Musikförbund.

Läs också

På bordet: Kommunikation är nyckeln till samarbeten

På bordet: Den spännande jakten på nya medlemmar

 

84682_t.jpg

Aktuella ord om vår sektor och våra organisationer

ARTIKEL. Vilka ord använder vi om vår organisation och verksamhet? Vilken betydelse har det vilka ord vi använder för att beskriva vår sektor? Vad rekommenderar språkvården att vi använder? Här går vi igenom aktuella benämningar.Läs mera »
11.01.2023 kl. 08:52
84660_t.jpg

Förbundsarenan erbjuder möjligheter att nätverka över språkgränserna

NYHET. Förbundsarenan startar ett nytt projekt för att utöka och utveckla samarbetet mellan svensk- och finskspråkiga organisationer. Förbunden kommer att erbjudas olika möjligheter till att skapa kontakter till finska organisationer.Läs mera »
09.01.2023 kl. 14:22
84615_t.jpg

Nyfikenhet och kollegor som stöd för ny i förbundsvärlden

BLOGG. Från ett jobb med full koll på hur allt fungerar till något helt nytt. Christian Joffs lämnade klasslärarjobbet för att dyka ner i något nytt på Förbundet Hem och Skola. Han rekommenderar två saker för nya i förbundsvärlden: att delta i ett Onboarding-tillfälle och att våga fråga.Läs mera »
04.01.2023 kl. 10:06
84483_t.jpg

Trender inom fundraising inför det nya året

BLOGG. Vilka är de stora trenderna när det gäller fundraising för år 2023? Projektledare Robert Nilsson som jobbar med projektet Finansieringskällor för förbunden noterar bland annat epostens renässans och kaxigare kommunikation. Läs mera »
15.12.2022 kl. 13:01
84368_t.jpg

Stöd och inspiration till 64 medlemsförbund

NYHET. Kompetensutveckling, påverkansarbete, delaktighet och kommunikation. Inom dessa tyngdpunkter ska Förbundsarenan enligt den nya strategin stöda och inspirera sina medlemsförbund. Höstmötet valde också styrelsen som under år 2023 leder verksamheten.Läs mera »
07.12.2022 kl. 09:25
84309_t.jpg

Människor vill donera

ARTIKEL. Trenden är tydlig - människor i Finland donerar gärna till organisationer i civilsamhället. Seminariet Fundraisingens möjligheter gav ett smakprov på medelsanskaffningens potential för sektorn. Läs mera »
01.12.2022 kl. 08:45
84300_t.jpg

Företagssponsring - en möjlighet för finlandssvenska förbund

ARTIKEL. Sponsring har stor potential och är en relativt outforskad källa till finansiering för de finlandssvenska förbunden. Under hösten har en sparringgrupp kring temat företagssponsorering funderat på hur förbunden kan arbeta kring detta.Läs mera »
30.11.2022 kl. 13:55
83954_t.jpg

Små steg med stor betydelse

BLOGG. Förbundsarenan har nu för första gången ett riksdagsvalsprogram. Verksamhetsledare Mari Pennanen reflekterar kring gemensamt påverkansarbete och varför det måste göras trots att det är svårt. Läs mera »
04.11.2022 kl. 13:11
83971_t.jpg

Fundraisingens möjligheter för förbund

BLOGG. Vilka olika fundraisingsmöjligheter finns det för förbund i civilsamhället? Fundraising är ett begrepp som delar åsikter och Förbundsarenans projektledare för projektet Finansieringskällor för förbunden Robert Nilsson funderar vidare kring detta.Läs mera »
03.11.2022 kl. 10:00