Tips för hur du kan arbeta så någon annan kan ta över

01.03.2021 kl. 16:28
ARTIKEL. En avgörande faktor för hur bra du sköter ditt arbete är den tysta kunskap du bär på och de rutiner du bygger upp för ditt arbete. Med erfarenhet och bra metoder gör du saker raskt och smidigt. Men vad händer då du slutar? Här är några tips för hur du kan lägga upp arbetet så att någon annan kan ta över då det är dags.
Text: Mari Pennanen
Foto: Linus Lindholm
 

Nätverket för ensamjobbare inom förbunden diskuterade temat rutiner för framtiden på en träff i februari. För personer som arbetar ensamma, antingen som enda anställda inom organisationen eller den enda på sitt kansli, kan det kännas otryggt då verksamheten långt hänger på en själv. I diskussionen kom det fram att många har bra rutiner som gör det möjligt för någon annan at ta över, men också att det är en svår fråga. Här delar nätverket med sig av några tips på hur man kan arbeta med tanke på framtiden där man själv kanske inte är en del av organisationen.

Verksamhetskalender eller årsklocka

Skriv ner återkommande uppgifter i något dokument, och skriv samtidigt vad man ska komma ihåg eller tänka på när man gör uppgiften. Dokumentet hjälper även dig att komma ihåg viktiga deadlines och återkommande ärenden. Uppdatera kontinuerligt när något ändrar, kommer till eller faller bort.

Nyckelpersoner

Prata med nyckelpersonerna inom organisationen och berätta lite mer än nödvändigt, så är det fler som känner till olika saker och processer. Viktiga nyckelpersoner är ordförande, övriga styrelsemedlemmar, nära samarbetsparter och aktiva och engagerade personer. Ett konkret sätt är att sammanfatta skriftligt till styrelsen vad som är på gång (t.ex. under anmälningsärenden eller i skild punkt som kan heta verksamhetsöversikt eller liknande) och ta med lite mer information i skriftligt format än vad som kanske hinner diskuteras på styrelsemöten, så har styrelsen kännedom om aktuella processer, och kan vid behov även gå bakåt och kolla upp vad som tidigare gjorts.

Dokument och filer 

Spara systematiskt, döp filer och mappar på ett enhetligt och logiskt sätt. Fundera också var de sparas så att någon annan kan komma åt filerna vid behov. Sköt om arkiveringen. Rensa också bort arbetsfiler kontinuerligt så det som finns kvar är relevant.

Processer

Dokumentera vad som är på gång. Skriv ner vilka personer som berörs och kontaktuppgifter till dessa, hur olika processer går till.

Lösenord och inloggningar

Vem kan logga in och fortsätta? Vilka tjänster kan redan nu ha fler personer med inloggning? vilka lösenord kan du skriva ner och spara på ett säkert ställe så att någon annan vid behov kan komma åt listan och fortsätta?

 

Läs också

Ingången: Rutiner för framtiden eller förberedelser för att bli under en buss

Artikel: Smidiga arbetsprocesser hjärnsmarta tips

88325_t.jpg

Samla in pengar utan insamlingstillstånd?

ARTIKEL. Kan en organisation samla in pengar utan att ha ett insamlingstillstånd? Svaret är ja. Förbundsarenans projektledare Robert Nilsson listar några exempel då det är möjligt. Läs mera »
04.12.2023 kl. 08:15
88259_t.jpg

Dags att kommunicera om pengar och effekter 

ARTIKEL. Årsberättelse och bokslut kan och ska användas för att kommunicera betydelsen av verksamheten. När verksamhetsåret 2023 går mot sitt slut poängterar projektledare Robert ”Robban” Nilsson betydelsen av att berätta om både pengar och resultat av verksamheten. Läs mera »
27.11.2023 kl. 15:44
88176_t.jpg

Linnéa Henriksson vald till ordförande för Förbundsarenan 2024

NYHET. Förbundsarenan sammanför och stöder de finlandssvenska förbunden. Nyvalda ordförande Linnéa Henriksson lyfter fram betydelsen av Förbundsarenan som en viktig del i strukturerna som upprätthåller Svenskfinland. Läs mera »
20.11.2023 kl. 15:01
88194_t.jpg

Civilsamhällets betydelse lyftes fram på Förbundsarenans höstmöte

NYHET. Hur syns civilsamhället i regeringsprogrammet? Statssekreterare Mikaela Nylander lyfte fram regeringens åtgärder för att förbättra verksamhetsförutsättningarna, då medlemsförbunden samlades till höstmöte.Läs mera »
20.11.2023 kl. 14:07
88143_t.jpg

Nyckeln till att engagera unga?

ARTIKEL. ”För att förstå andra måste man förstå sig själv”. Så säger Ted Svensson, projektkoordinator på Norr om Stan, på nätverksträffen för förbundens sakkunniga om att engagera unga. Han berättar att bland annat attityd och tydliga morötter är avgörande när man vill jobba så att unga engageras. Läs mera »
16.11.2023 kl. 13:27
88133_t.jpg

Utmaningar och lösningar för civilsamhällets finansiering

BLOGG. Sedan våren har diskussionerna om statsunderstöd till civilsamhället varit intensiva. Från regeringshåll har det klart framgått att statsunderstöd, som utgör en betydande del av många organisationers inkomster, kommer att minska. Läs mera »
15.11.2023 kl. 08:45
88022_t.jpg

Gör mig delaktig och jag kommer att lära mig

BLOGG. Förtroendevalda behöver rätt förutsättningar för att vara med påverka organisationens verksamhet. Camilla Wahlsten, verksamhetsledare på Finlands svenska 4H skriver om betydelsen av att engagera och inspirera styrelsen.Läs mera »
02.11.2023 kl. 19:44
87966_t.jpg

Giving Tuesday - tillsammans för ökat engagemang

NYHET. Giving Tuesday / Tekojen Tiistai ordnas varje år den 28 november. Tillsammans kan organisationer vara med synliggöra betydelsen av engagemang i samhället. Läs mera »
31.10.2023 kl. 13:55
87903_t.jpg

Skrivtolkning betyder bättre tillgänglighet för alla

ARTIKEL. Tillgänglighet är ett mål inom många organisationer men alla vet inte hur man kan anpassa sin verksamhet. För personer med nedsatt hörsel är skrivtolkning ett utmärkt stöd.Läs mera »
27.10.2023 kl. 14:11