Tips för hur du kan arbeta så någon annan kan ta över

01.03.2021 kl. 16:28
ARTIKEL. En avgörande faktor för hur bra du sköter ditt arbete är den tysta kunskap du bär på och de rutiner du bygger upp för ditt arbete. Med erfarenhet och bra metoder gör du saker raskt och smidigt. Men vad händer då du slutar? Här är några tips för hur du kan lägga upp arbetet så att någon annan kan ta över då det är dags.
Text: Mari Pennanen
Foto: Linus Lindholm
 

Nätverket för ensamjobbare inom förbunden diskuterade temat rutiner för framtiden på en träff i februari. För personer som arbetar ensamma, antingen som enda anställda inom organisationen eller den enda på sitt kansli, kan det kännas otryggt då verksamheten långt hänger på en själv. I diskussionen kom det fram att många har bra rutiner som gör det möjligt för någon annan at ta över, men också att det är en svår fråga. Här delar nätverket med sig av några tips på hur man kan arbeta med tanke på framtiden där man själv kanske inte är en del av organisationen.

Verksamhetskalender eller årsklocka

Skriv ner återkommande uppgifter i något dokument, och skriv samtidigt vad man ska komma ihåg eller tänka på när man gör uppgiften. Dokumentet hjälper även dig att komma ihåg viktiga deadlines och återkommande ärenden. Uppdatera kontinuerligt när något ändrar, kommer till eller faller bort.

Nyckelpersoner

Prata med nyckelpersonerna inom organisationen och berätta lite mer än nödvändigt, så är det fler som känner till olika saker och processer. Viktiga nyckelpersoner är ordförande, övriga styrelsemedlemmar, nära samarbetsparter och aktiva och engagerade personer. Ett konkret sätt är att sammanfatta skriftligt till styrelsen vad som är på gång (t.ex. under anmälningsärenden eller i skild punkt som kan heta verksamhetsöversikt eller liknande) och ta med lite mer information i skriftligt format än vad som kanske hinner diskuteras på styrelsemöten, så har styrelsen kännedom om aktuella processer, och kan vid behov även gå bakåt och kolla upp vad som tidigare gjorts.

Dokument och filer 

Spara systematiskt, döp filer och mappar på ett enhetligt och logiskt sätt. Fundera också var de sparas så att någon annan kan komma åt filerna vid behov. Sköt om arkiveringen. Rensa också bort arbetsfiler kontinuerligt så det som finns kvar är relevant.

Processer

Dokumentera vad som är på gång. Skriv ner vilka personer som berörs och kontaktuppgifter till dessa, hur olika processer går till.

Lösenord och inloggningar

Vem kan logga in och fortsätta? Vilka tjänster kan redan nu ha fler personer med inloggning? vilka lösenord kan du skriva ner och spara på ett säkert ställe så att någon annan vid behov kan komma åt listan och fortsätta?

 

Läs också

Ingången: Rutiner för framtiden eller förberedelser för att bli under en buss

Artikel: Smidiga arbetsprocesser hjärnsmarta tips

84682_t.jpg

Aktuella ord om vår sektor och våra organisationer

ARTIKEL. Vilka ord använder vi om vår organisation och verksamhet? Vilken betydelse har det vilka ord vi använder för att beskriva vår sektor? Vad rekommenderar språkvården att vi använder? Här går vi igenom aktuella benämningar.Läs mera »
11.01.2023 kl. 08:52
84660_t.jpg

Förbundsarenan erbjuder möjligheter att nätverka över språkgränserna

NYHET. Förbundsarenan startar ett nytt projekt för att utöka och utveckla samarbetet mellan svensk- och finskspråkiga organisationer. Förbunden kommer att erbjudas olika möjligheter till att skapa kontakter till finska organisationer.Läs mera »
09.01.2023 kl. 14:22
84615_t.jpg

Nyfikenhet och kollegor som stöd för ny i förbundsvärlden

BLOGG. Från ett jobb med full koll på hur allt fungerar till något helt nytt. Christian Joffs lämnade klasslärarjobbet för att dyka ner i något nytt på Förbundet Hem och Skola. Han rekommenderar två saker för nya i förbundsvärlden: att delta i ett Onboarding-tillfälle och att våga fråga.Läs mera »
04.01.2023 kl. 10:06
84483_t.jpg

Trender inom fundraising inför det nya året

BLOGG. Vilka är de stora trenderna när det gäller fundraising för år 2023? Projektledare Robert Nilsson som jobbar med projektet Finansieringskällor för förbunden noterar bland annat epostens renässans och kaxigare kommunikation. Läs mera »
15.12.2022 kl. 13:01
84368_t.jpg

Stöd och inspiration till 64 medlemsförbund

NYHET. Kompetensutveckling, påverkansarbete, delaktighet och kommunikation. Inom dessa tyngdpunkter ska Förbundsarenan enligt den nya strategin stöda och inspirera sina medlemsförbund. Höstmötet valde också styrelsen som under år 2023 leder verksamheten.Läs mera »
07.12.2022 kl. 09:25
84309_t.jpg

Människor vill donera

ARTIKEL. Trenden är tydlig - människor i Finland donerar gärna till organisationer i civilsamhället. Seminariet Fundraisingens möjligheter gav ett smakprov på medelsanskaffningens potential för sektorn. Läs mera »
01.12.2022 kl. 08:45
84300_t.jpg

Företagssponsring - en möjlighet för finlandssvenska förbund

ARTIKEL. Sponsring har stor potential och är en relativt outforskad källa till finansiering för de finlandssvenska förbunden. Under hösten har en sparringgrupp kring temat företagssponsorering funderat på hur förbunden kan arbeta kring detta.Läs mera »
30.11.2022 kl. 13:55
83954_t.jpg

Små steg med stor betydelse

BLOGG. Förbundsarenan har nu för första gången ett riksdagsvalsprogram. Verksamhetsledare Mari Pennanen reflekterar kring gemensamt påverkansarbete och varför det måste göras trots att det är svårt. Läs mera »
04.11.2022 kl. 13:11
83971_t.jpg

Fundraisingens möjligheter för förbund

BLOGG. Vilka olika fundraisingsmöjligheter finns det för förbund i civilsamhället? Fundraising är ett begrepp som delar åsikter och Förbundsarenans projektledare för projektet Finansieringskällor för förbunden Robert Nilsson funderar vidare kring detta.Läs mera »
03.11.2022 kl. 10:00