Bild av Mari Pennanen

Rutiner och struktur som stöd för verksamheten

09.08.2021 kl. 08:58
INGÅNGEN. Under sommaren har nyheter om när det gått fel i en organisation gjort många upprörda. Vi är säkert många som reflekterar över vilka eventuella brister i de administrativa kontrollrutinerna som kanske finns i den egna organisationen. Alla har vi rutiner att förbättra och utveckla. Vi bör ändå minnas att det oftast går rätt till.

Text: Mari Pennanen

Augusti betyder för de flesta en nystart. Också förbund kör igång med ny energi efter sommaren, då verksamheten antingen mer eller mindre legat nere, eller haft högsäsong med till exempel läger – allt enligt syftet och verksamhetsformer. I samband med skolstarten är det också många vuxna som efter sommarsemestern är ivrig att igen börja jobba. Då är det också bra läge för reflektion och eventuella ändringar om det finns behov för det.

Många jag talat med har lyft fram den oro som fallet inom Pohjola-Norden väcker. Många tänker på egen organisation och vill kunna visa att allt går rätt till och att man sköter sig. Samtidigt är det många som är oroliga för att saker kan tolkas fel, även om allt går rätt till. Också här hörs det för de finlandssvenska förbunden mycket karaktäristiska ”vi är ju lite speciella för att...”. Trots att organisationsmodellen, verksamhetsformerna, medlemskåren eller målgruppen skiljer sig från varandra är den genuina viljan att göra rätt saker för att driva det ideella syftet genomgående och ska så vara.

Gällande finansiering och användning av beviljade medel finns inga gråzoner, rätt ska vara rätt. Jag tror det är viktigt att kontinuerligt se över sin egen administration och se att allt är i sin ordning. Det är ju en av grunduppgifterna för alla inom organisationen: gör vi det vi ska och på bästa möjliga sätt?

För styrelsemedlemmar kan kansliet kännas avlägset och farhågor väckas om man upplever att man saknar information. Svaret där är naturligtvis att ta reda på, men som styrelsemedlem är det också viktigt att göra det på rätt sätt. Enskilda styrelsemedlemmar som börjar med egna utredningar är inte svaret, utan naturligtvis ska ärenden skötas enligt de format som finns. Styrelsens roll och ansvar är också temat för Styrelsedagarna denna höst. Vi vet att många gärna vill fundera på detta tillsammans och erbjuder i oktober en möjlighet. Välkommen med! Läs mer om Styrelsedagarna här.

För finlandsvenska förbund och centralorganisationer finns bara en väg och det är framåt. Om du märker att något inte sköts på bästa möjliga sätt och det i er administration finns luckor där säkrare rutiner kunde byggas in, så finns det inget annat att göra än att ta i det och göra ändringar. Tips och idéer hur andra förbund ordnat saker (ekonomistadga, förvaltningsdokument, mallar och modeller) finns att få bara man frågar efter, till exempel genom något av nätverken.

Vi ska också alla komma ihåg att det mesta faktiskt går rätt till. Vi litar på varandra och det är orsaken till att vi tillsammans åstadkommer så mycket. Där finns det absolut ingen orsak till förändring, det som vid behov behöver förändras är det administrativa rutinerna så de stöder oss alla, både anställda och förtroendevalda, i arbetet inom förbunden.

Mari Pennanen är verksamhetsledare på Förbundsarenan och skriver i Ingången-kolumnerna om aktuella ärenden i förbundsvärlden.

Läs också

Fem förslag för förundens finansiering

På bordet: Varför behövs god förvaltning i föreningar?

Ingången: Att få som man vill som förbund

80052_t.jpg

Att träffas och att mötas

INGÅNGEN. För förbunden är det självklart att ordna olika evenemang. Vi kan det och är bra på det. Ändå kan vi fastna i gamla hjulspår och därför mår vi bra av att stanna upp och tänka till. Det gäller att måna om den största resursen: deltagarnas tid.Läs mera »
07.12.2021 kl. 09:22
78793_t.jpg

Du får gilla jobbet eller att ta ansvar för ditt eget arbetsvälmående

INGÅNGEN. En solig höstdag i skogen springer jag sist i raden efter ett gäng sportklädda, glada förbundsanställda längs stigen. I en glänta bredvid en sjö stannar vi, pulsen lugnar ner sig och utsikten över vattnet är avslappnande. Medan jag njuter så smyger sig ändå en liten fråga in i medvetandet: får jag ha det så här bra mitt under en arbetsdag?Läs mera »
06.09.2021 kl. 14:50
77952_t.jpg

Att få som man vill som förbund

INGÅNGEN. Intressebevakning och påverkansarbete är väsentliga delar av verksamheten för många förbund. I kommunvalvalstider har vi sett flera fina satsningar där förbunden både fått synlighet och tydligt lyft fram sina frågor. Leder det till resultat? Det får vi troligen veta först efter flera år.Läs mera »
01.06.2021 kl. 08:13
77538_t.jpg

Viktigt att få träffas

INGÅNGEN. Vi läser idag rubriken på ett annat sätt än före corona-pandemin. Fysiska möten känns avlägsna och är något vi ser fram emot. Men även digitala möten fungerar när det gäller de finlandssvenska förbunden. Vi behöver prata, diskutera, lyssna och dela tankar med varandra och Förbundsarenans nätverk erbjuder denna möjlighet.Läs mera »
05.05.2021 kl. 12:22
77203_t.jpg

Borde förbunden bli argare?

INGÅNGEN. Ilska är en stark och effektiv faktor när det kommer till förändringar. Personer som blir arga har en orsak att engagera sig. Borde de finlandssvenska förbunden göra sina medlemmar argare? Är ilska en underutnyttjad naturkraft i Svenskfinland?Läs mera »
06.04.2021 kl. 15:23
76808_t.jpg

Rutiner för framtiden eller förberedelser för att bli under en buss

INGÅNGEN. Vad händer med mitt förbund när jag slutar jobba? Hur kan jag arbeta så att någon annan kan ta över? Frågan diskuterades på senaste träff för förbundens ensamjobbare, men är relevant för alla i förbundsvärlden.Läs mera »
03.03.2021 kl. 14:30
76470_t.jpg

Långsiktigt arbete för förbundens verksamhetsförutsättningar

INGÅNGEN. Mandatperioden för delegationen för medborgarsamhällspolitik tar nu slut. Efter fyra år som medlem i delegationen reflekterar verksamhetsledare Mari Pennanen över betydelsen av att de finlandssvenska förbunden genom Förbundsarenan varit representerade i delegationen.Läs mera »
03.02.2021 kl. 11:05
76183_t.jpg

Hur nätverkar man i corona-tider?

INGÅNGEN. Förbundens anställda och förtroendevalda har stor nytta av breda kontaktnät. På många poster tas det både för givet och förväntas att man har nätverk att vända sig till i olika frågor. För en del går det lätt, andra får jobba mer målmedvetet för att skapa sina kontakter. Men hur bygger man nätverk då man inte träffar någon?Läs mera »
11.01.2021 kl. 12:08