Bild av Mari Pennanen

Rutiner och struktur som stöd för verksamheten

09.08.2021 kl. 08:58
INGÅNGEN. Under sommaren har nyheter om när det gått fel i en organisation gjort många upprörda. Vi är säkert många som reflekterar över vilka eventuella brister i de administrativa kontrollrutinerna som kanske finns i den egna organisationen. Alla har vi rutiner att förbättra och utveckla. Vi bör ändå minnas att det oftast går rätt till.

Text: Mari Pennanen

Augusti betyder för de flesta en nystart. Också förbund kör igång med ny energi efter sommaren, då verksamheten antingen mer eller mindre legat nere, eller haft högsäsong med till exempel läger – allt enligt syftet och verksamhetsformer. I samband med skolstarten är det också många vuxna som efter sommarsemestern är ivrig att igen börja jobba. Då är det också bra läge för reflektion och eventuella ändringar om det finns behov för det.

Många jag talat med har lyft fram den oro som fallet inom Pohjola-Norden väcker. Många tänker på egen organisation och vill kunna visa att allt går rätt till och att man sköter sig. Samtidigt är det många som är oroliga för att saker kan tolkas fel, även om allt går rätt till. Också här hörs det för de finlandssvenska förbunden mycket karaktäristiska ”vi är ju lite speciella för att...”. Trots att organisationsmodellen, verksamhetsformerna, medlemskåren eller målgruppen skiljer sig från varandra är den genuina viljan att göra rätt saker för att driva det ideella syftet genomgående och ska så vara.

Gällande finansiering och användning av beviljade medel finns inga gråzoner, rätt ska vara rätt. Jag tror det är viktigt att kontinuerligt se över sin egen administration och se att allt är i sin ordning. Det är ju en av grunduppgifterna för alla inom organisationen: gör vi det vi ska och på bästa möjliga sätt?

För styrelsemedlemmar kan kansliet kännas avlägset och farhågor väckas om man upplever att man saknar information. Svaret där är naturligtvis att ta reda på, men som styrelsemedlem är det också viktigt att göra det på rätt sätt. Enskilda styrelsemedlemmar som börjar med egna utredningar är inte svaret, utan naturligtvis ska ärenden skötas enligt de format som finns. Styrelsens roll och ansvar är också temat för Styrelsedagarna denna höst. Vi vet att många gärna vill fundera på detta tillsammans och erbjuder i oktober en möjlighet. Välkommen med! Läs mer om Styrelsedagarna här.

För finlandsvenska förbund och centralorganisationer finns bara en väg och det är framåt. Om du märker att något inte sköts på bästa möjliga sätt och det i er administration finns luckor där säkrare rutiner kunde byggas in, så finns det inget annat att göra än att ta i det och göra ändringar. Tips och idéer hur andra förbund ordnat saker (ekonomistadga, förvaltningsdokument, mallar och modeller) finns att få bara man frågar efter, till exempel genom något av nätverken.

Vi ska också alla komma ihåg att det mesta faktiskt går rätt till. Vi litar på varandra och det är orsaken till att vi tillsammans åstadkommer så mycket. Där finns det absolut ingen orsak till förändring, det som vid behov behöver förändras är det administrativa rutinerna så de stöder oss alla, både anställda och förtroendevalda, i arbetet inom förbunden.

Mari Pennanen är verksamhetsledare på Förbundsarenan och skriver i Ingången-kolumnerna om aktuella ärenden i förbundsvärlden.

Läs också

Fem förslag för förundens finansiering

På bordet: Varför behövs god förvaltning i föreningar?

Ingången: Att få som man vill som förbund

79127_t.jpg

Jarl Hohenthal har gjort priset till Årets ordförande

NYHET. Vandringspriset för Årets ordförande är en glasskulptur av glasblåsaren Jarl Hohenthal. Inspirationen till det bladformade priset fick han av likheten mellan ledare och myror. Läs mera »
02.10.2021 kl. 12:50
79116_t.jpg

Mikaela Björklund är årets ordförande 2021

NYHET. Mikaela Björklund är den första mottagaren av vandringspriset Årets ordförande som delades ut på Styrelsedagarna 2021. FDUV:s ordförande har utmärkt sig som ordförande genom att engagerat arbeta för ett gott liv på jämlika villkor för svenskspråkiga personer med intellektuell funktionsnedsättning i Finland.Läs mera »
02.10.2021 kl. 12:50
79045_t.jpg

Mentorskap mer än endast kompetenshöjning

NYHET. Mentorix 2020 - 2021 erbjöd förbundsanställda en möjlighet att få yrkesmässigt stöd av en mentor för att utvecklas i sitt arbete. Mentorskapsprogrammet visade sig vara en uppiggande erfarenhet för både adepter och mentorer. Läs mera »
24.09.2021 kl. 09:11
78911_t.jpg

Förbundsbarometern 2021 är nu publicerad

Förbunden tar stort samhällsansvar men behöver engagemang och pengar. Förbundsarenan har genomfört en omfattande kartläggning av den finlandssvenska förbunden och centralorganisationerna.Läs mera »
15.09.2021 kl. 12:56
78793_t.jpg

Du får gilla jobbet eller att ta ansvar för ditt eget arbetsvälmående

INGÅNGEN. En solig höstdag i skogen springer jag sist i raden efter ett gäng sportklädda, glada förbundsanställda längs stigen. I en glänta bredvid en sjö stannar vi, pulsen lugnar ner sig och utsikten över vattnet är avslappnande. Medan jag njuter så smyger sig ändå en liten fråga in i medvetandet: får jag ha det så här bra mitt under en arbetsdag?Läs mera »
06.09.2021 kl. 14:50
78763_t.jpg

Konkret kring arbetshälsa på Förbundens friluftsdag

ARTIKEL. Glada miner, svettiga människor, solsken, högljudda skratt och människor som somnade. Förbundens friluftsdag i början av september på Solvalla erbjöd förbundens anställda en paus i det vardagliga arbetet och en möjlighet att fokusera på arbetsvälmående.Läs mera »
03.09.2021 kl. 14:43
78759_t.jpg

Caisa Sundell ny praktikant på Förbundsarenan

NYHET. Den här hösten är Caisa Sundell praktikant på Förbundsarenan. Caisa kommer under sin praktik att jobba med bland annat kommunikation, evenemangsplanering och administration. Läs mera »
03.09.2021 kl. 10:39
78757_t.jpg

Namnbyte för att professionalisera verksamheten

PÅ BORDET. Regnbågsallians Svenskfinland är det nya namnet för organisationen som tidigare hette Regnbågsankan. Verksamhetsledare Ida Boucht påminner om att regnbågspersoner finns överallt och att också förbund bör se till att de känner sig trygga inom verksamheten.Läs mera »
03.09.2021 kl. 10:18
78741_t.jpg

Vem ska sitta i Förbundsarenans styrelse?

NYHET. På höstmötet är det dags att välja nya styrelsemedlemmar till Förbundsarenan. Vem vill du se i styrelsen nästa år? Nominera kandidater. Läs mera »
01.09.2021 kl. 12:47