Hur ordnar man hybrid- och distansmöten?

25.10.2021 kl. 15:57
ARTIKEL. Den här artikeln påbörjar en artikelserie som behandlar olika digitala problem och lösningar. Artikelserien är en del av projektet för att stöda digital utveckling inom förbunden. I den här artikeln kan du läsa om hur du konkret ordnar hybrid- och distansmöten.
Text: Maj Ilola
Bild: Linus Lindholm
 
Uppdaterad 22.4.2022.
 

Under pandemin har alla tvingats ta ett digitalt kliv, men tekniken och de olika digitala tjänsterna utvecklas hela tiden och det kan vara svårt att hänga med. Är du osäker på vilken tjänst du borde använda för ett möte eller hur de olika funktionerna fungerar? Eller har deltagarna olika kunskaper i det digitala och skulle behöva instruktioner för att kunna delta? Vad ska man tänka på när man ordnar ett hybridmöte? De här frågorna besvaras i den här artikeln. 

Välj rätt verktyg 

Börja med att välja passande verktyg för mötet. Många förbund har en licens för ett program, men det finns även många program som kan användas gratis. Ifall ditt förbund inte har en licens till något program, kan du köpa en licens via till exempel TechSoup för ett förmånligt pris. TechSoup är en icke-vinstdrivande organisation som erbjuder programlicenser till ideella organisationer för förmånliga pris, för till exempel Zoom, Microsoft och Adobe. Om du är osäker på vilket program som är mest ändamålsenligt för dig, kan du läsa Yles artikel Digiträning: Möte på distans? Så väljer du rätt verktyg för möten online.  

 Länk till TechSoup.

 Länk till Yles artikel. 

Ifall du vill ordna mötet på en plattform som är gratis och inte kräver inloggning är Jitsi Meet ett bra alternativ. Jitsi är uppsättning projekt med öppen källkod, varav en är videokonferensprogrammet Jitsi Meet. Med Jitsi Meet kan du ordna distansmöten med upp till 100 deltagare. 

 Länk till Jitsi Meet. 

Ifall du är osäker på användningen av ett visst verktyg finns det videon och artiklar på nätet som hjälper dig vidare. Här är till exempel några svenskspråkiga YouTube-videon där Joahnni Larjanko från Bildningsalliansen berättar om hur man kommer i gång med digitala möten och hur man använder verktygen Zoom, Microsoft Teams och Google Hangouts. Videorna är gjorda som ett samarbete mellan SFV, Bildningsalliansen och Förbundsarenan.

 Länk: Hur kommer man igång med digitala möten. 

 Länk: Hur man använder Zoom.

 Länk: Hur man använder Microsoft Teams.

 Länk: Hur man använder Google Hangouts.

Hybridmöten 

Hybridmöten är möten där en del av deltagarna är med på distans och en del är fysiskt i en lokal. Det finns en del saker som man måste tänka på då man ordnar hybridmöten. Här är en kort checklista för dig som vill ordna ett hybridmöte.  

  • Tänk på tekniken. Syns och hörs alla som deltar på plats? Ser alla det som delas i distansmötet? Vem följer med chatten och deltagare som bett om ordet på distans? 
  • Välj en person som fungerar som IT-stöd och kan hjälpa deltagare med tekniska utmaningar. Skicka instruktioner på förhand om målgruppen är ovan med tekniken. 
  • Tänk på att aktivera och engagera alla deltagare, också dem som är med på distans. Ha gärna en värd för de som är på plats och en för de som är på distans ifall ni har möjlighet. 
  • Om du vill att deltagarna ska diskutera sinsemellan, dela då deltagarna in i grupper skilt på distans och fysiskt. 
  • Var tydlig med informationen om hur man förväntas delta på distans och på plats. Finns det möjlighet att delta i diskussionen på distans? Hur ska man ställa frågor eller be om ordet? Ska man ha kameran och mikrofonen på? 

Finlands Svenska Scouter har sammanställt en lista på vad som är bra att tänka på när man leder ett distans- eller hybridmöte och tips på aktiviteter och verktyg som man kan använda på distans- och hybridmöten. Läs också om olika nyttiga digitala verktyg som kan användas på möten och i verksamheten i övrigt. 

 Länk till tips för att leda onlinemöten. 

 Länk till tips om aktiviteter och verktyg för distans och hybridmöten. 

 Länk till digitala verktyg.

Här finns två filmer där Johanni Larjanko från Bildningsalliansen berättar om hur man ordnar lyckade, interaktiva hybridmöten. Den första heter Goda nätmöten del 1 av 2: Hur skapar man balans i ett hybridmöte? och handlar om hur man ska göra för att alla ska bli delaktighet, hur alla hörs och hur man skapar balans mellan distansdeltagare och de som deltar fysiskt. Den andra videon heter Goda nätmöten del 2 av 2: Interaktiva nätmöten och handlar om hur man skapar interaktiva hybridmöten. Videorna är gjorda i samarbete med Svenska folkskolans vänner, Förbundsarenan och Bildningsalliansen. 

 Länk till Goda nätmöten del 1 av 2.

 Länk till Goda nätmöten del 2 av 2.

Instruktioner för deltagare 

Är du på det klara med hur du ordnar ett distans- eller hybridmöte, men är inte säker om alla deltagarna klarar av det och skulle behöva instruktioner? Det finns många versioner av färdiga instruktioner på nätet, så du behöver inte lägga tid på att göra instruktioner från början. Ett exempel är en guide av Bildningsalliansen för den som ska delta på ett distansmöte eller –utbildning och undrar vad man borde tänka på. Ifall man är helt ny på Zoom eller Teams finns det också anvisningar för det.

 Länk till guiden.

Lättläst.fi har bra guider med bilder på hur man använder Zoom på mobil eller pekplatta och på datorn samt hur man använder Teams på datorn. De kan till exempel skickas som länk eller bilaga med en e-postinbjudan till mötet.  

 Länk till guide för Zoom på mobil/pekplatta.

 Länk till guide för Zoom på dator. 

 Länk till guide för Teams på dator. 

Ifall personer som inte är bekanta med verktyget du använder sedan tidigare deltar på mötet kan det vara bra att ha en teknikgenomgång innan mötet börjar eller vid ett skilt tillfälle, detta kallas också för förmöte. Man kan logga in på förmötet för att testa att den egna tekniken fungerar och för att utforska de olika funktionerna som används på mötet. 

Det lönar sig också skriva tydligt i inbjudan till mötet om deltagarna förväntas ha kameran på och delta i diskussionen. 

Svenska pensionärsförbundet har flera tydliga guider och videon om hur man använder olika digitala tjänster och om ämnen som berör det digitala och it. Här är några bra guider för hur man använder olika apparater och funktioner i Zoom, så som Breakout Rooms, alltså att dela in deltagarna i mindre grupper och poll eller förfrågning. 

 Länk till guide om Breakout Rooms. 

 Länk till guide om poll eller förfrågning. 

 Mera guider hittar du här. 

Läs mer

Artikel: Digital delaktighet

Artikel: Tillgängliga webbsidor fungerar bättre för alla

Artikel: Väss din digitala kompetens

 

Artikelserien är en del av projektet för att stöda digital utveckling inom förbunden, läs mer om projektet här.
84682_t.jpg

Aktuella ord om vår sektor och våra organisationer

ARTIKEL. Vilka ord använder vi om vår organisation och verksamhet? Vilken betydelse har det vilka ord vi använder för att beskriva vår sektor? Vad rekommenderar språkvården att vi använder? Här går vi igenom aktuella benämningar.Läs mera »
11.01.2023 kl. 08:52
84660_t.jpg

Förbundsarenan erbjuder möjligheter att nätverka över språkgränserna

NYHET. Förbundsarenan startar ett nytt projekt för att utöka och utveckla samarbetet mellan svensk- och finskspråkiga organisationer. Förbunden kommer att erbjudas olika möjligheter till att skapa kontakter till finska organisationer.Läs mera »
09.01.2023 kl. 14:22
84615_t.jpg

Nyfikenhet och kollegor som stöd för ny i förbundsvärlden

BLOGG. Från ett jobb med full koll på hur allt fungerar till något helt nytt. Christian Joffs lämnade klasslärarjobbet för att dyka ner i något nytt på Förbundet Hem och Skola. Han rekommenderar två saker för nya i förbundsvärlden: att delta i ett Onboarding-tillfälle och att våga fråga.Läs mera »
04.01.2023 kl. 10:06
84483_t.jpg

Trender inom fundraising inför det nya året

BLOGG. Vilka är de stora trenderna när det gäller fundraising för år 2023? Projektledare Robert Nilsson som jobbar med projektet Finansieringskällor för förbunden noterar bland annat epostens renässans och kaxigare kommunikation. Läs mera »
15.12.2022 kl. 13:01
84368_t.jpg

Stöd och inspiration till 64 medlemsförbund

NYHET. Kompetensutveckling, påverkansarbete, delaktighet och kommunikation. Inom dessa tyngdpunkter ska Förbundsarenan enligt den nya strategin stöda och inspirera sina medlemsförbund. Höstmötet valde också styrelsen som under år 2023 leder verksamheten.Läs mera »
07.12.2022 kl. 09:25
84309_t.jpg

Människor vill donera

ARTIKEL. Trenden är tydlig - människor i Finland donerar gärna till organisationer i civilsamhället. Seminariet Fundraisingens möjligheter gav ett smakprov på medelsanskaffningens potential för sektorn. Läs mera »
01.12.2022 kl. 08:45
84300_t.jpg

Företagssponsring - en möjlighet för finlandssvenska förbund

ARTIKEL. Sponsring har stor potential och är en relativt outforskad källa till finansiering för de finlandssvenska förbunden. Under hösten har en sparringgrupp kring temat företagssponsorering funderat på hur förbunden kan arbeta kring detta.Läs mera »
30.11.2022 kl. 13:55
83954_t.jpg

Små steg med stor betydelse

BLOGG. Förbundsarenan har nu för första gången ett riksdagsvalsprogram. Verksamhetsledare Mari Pennanen reflekterar kring gemensamt påverkansarbete och varför det måste göras trots att det är svårt. Läs mera »
04.11.2022 kl. 13:11
83971_t.jpg

Fundraisingens möjligheter för förbund

BLOGG. Vilka olika fundraisingsmöjligheter finns det för förbund i civilsamhället? Fundraising är ett begrepp som delar åsikter och Förbundsarenans projektledare för projektet Finansieringskällor för förbunden Robert Nilsson funderar vidare kring detta.Läs mera »
03.11.2022 kl. 10:00