Text: Robert Nilsson
Foto: Joanna Lindén-Montes
Jubileum är en tid för fest. Det är en möjlighet att visa upp en organisations historia, verksamhet, utveckling och vision. Jubileum är också resurskrävande. Hur kan en organisation jobba för att minska på kostnaderna i samband med festligheterna eller kanske till och med göra ett plus i kassan?
Ett jubileum är sällan identiskt med ett annat. Trots skillnaderna finns det vissa saker som kan sägas vara typiska för jubilerande organisationer, till exempel att det ordnas evenemang under jubileumsår.
Evenemang kräver tid och resurser. För att få en tydlig bild av vilka resurser som krävs och vilka kostnaderna är eller kan bli så är planering avgörande och en bra planering borde starta i god tid före själva evenemanget. I bästa fall borde en organisation börja planera för ett jubileum minst 1,5 år i förväg.
Man kan aldrig börja planeringen för tidigt men det är lätt att börja för sent.
Tiden är viktig av flera anledningar. Att starta planeringen i tid ökar möjligheterna till att säkra finansiering för evenemanget. Det ger ofta också bättre möjligheter att lyckas få med volontärer och engagera medlemmar. God framförhållning ökar också förutsättningarna för en god balans i vardagen.
Tuija Löfgrén, verksamhetsledare vid Språkambassadörerna, kan se tillbaka på en intensiv vår. Språkambassadörerna firar i år fem år som organisation och i samband med att de arrangerade Nordens dag den 23 mars var även deras jubileumsår en del av evenemangshelheten.
- Vi kopplade ganska tidigt in ett företag som hjälpte oss i planeringen med vårt evenemang i samband med Nordens dag. Vi skulle aldrig kunnat göra detta sidan om alla andra arbetsuppgifter, säger Tuija.
Det stod tidigt klart att helheten med Språkambassadörernas femårs jubileum och evenemanget kring Nordens dag var resurskrävande. Kostnaden i att ta in ett företag som hjälpte till med planeringsarbetet fick vägas mot de resurser som fanns att tillgå inom den egna organisationen. Valet var självklart, att ta in en extern partner för att alls kunna orka och hinna med.
Genom samarbetet fick Språkambassadörerna in en partner som bidrog med nya insikter. I slutändan kom samarbetspartnern att ha en roll i såväl planeringsarbetet som praktiska arrangemang under själva evenemanget.
- Nordens dag är ju ett evenemang med tyngdpunkten på att synliggöra Norden som region och samarbete över Nordens gränser. Men det handlar också om synlighet för oss som organisation. Vår partner bidrog till att ge oss nya insikter då det gällde allt från sökmotoroptimering till hur vi borde tänka efter själva evenemanget, säger Tuija.
Tuijas tips för att lyckas med jubileumsevenemang
- Företagssponsring: Det ska vara klart och tydligt vad föreningen vill ha av företaget (pengar eller produkter) och vad företaget ska få ut ur sponsringen. Logo på hemsidan räcker för få.
- Fondfinansiering: Ifall målsättningen är att väcka diskussion i samhället kan det finnas möjlighet att få fondfinansiering.
- Pro bono-arbete: ett sätt att få ner kostnader är att avtala med en samarbetspartner som gör arbete (organiseringen av evenemanget, fotograferingen, some-synlighet, programbidrag, festtalare osv.) till ett reducerat pris så att man får "mera valuta för pengarna"
- Lokal: Finns det lokaler man kunde få till ett reducerat pris/gratis genom samarbete.
Vill din organisation få stöd i att söka sponsring? Förbundsarenan ordnar en sparringgrupp med temat sponsring med start i augusti 2023.
Anmäl dig till sparringgruppen här.
