Förbund och centralorganisationer kan få testamentdonationer eller andra gåvor. Gåvan kan vara i form av kapital men också i form av till exempel egendom. Eftersom denna typ av gåva ofta också kommer som en överraskning finns det skäl att fundera kring vad som händer då pengarna eller egendomen plötsligt kommer.
– Ett första steg för en organisation att ta för att förbereda sig på en sådan här överraskning är att aktivt gå genom sina stadgar, regler och dokument. Man måste kolla om organisationen ens får ta emot en donation, säger Catarina Söderström, verksamhetsledare på Ekonomföreningen Niord.
Grundtanken med en placeringsstrategi är att klargöra hur pengarna ska placeras, till exempel i vilka tillgångsslag.
En förutsättning för att en organisation ska kunna ta emot en donation är att det finns inskrivet i stadgarna. Det lönar sig att genom sina egna stadgar försäkra sig om att det finns en formulering som skulle kunna vara något i stil med ”organisationen får motta och förvalta testamenterad egendom, understöd och donationer”. Grundtanken med en placeringsstrategi är att klargöra hur pengarna ska placeras, till exempel i vilka tillgångsslag.
Det är också viktigt att fundera om man inom styrelsen och organisationen har den ekonomiska kompetens som behövs eller om styrelsen behöver nya medlemmar med ekonomisk kompetens nu eller på länge sikt. En lösning är också att ta utomstående hjälp för att ta fram den bästa lösningen.
– Följande viktiga frågor att diskutera är till vad och hur pengarna ska användas, fortsätter Catarina.
Gåvan kan behövas för och användas för löpande utgifter relativt omgående. Likaväl kan beslutet vara att organisationen vill ta in endast avkastningen i verksamheten. Då behöver man föra en diskussion och fatta beslut kring placeringar av gåvan.
En testamentators vilja för hur gåvan ska användas är alltid avgörande. Samtidigt som den beaktas borde också organisationen aktivt planera för vem som får göra vad med pengarna.
– Många organisationer har en ekonomistadga. Där bör det också tydligt framgå vem som har mandatet att ta beslut då det gäller exempelvis placeringar. Det kan också vara på sin plats att skapa en placeringsstrategi om inte syftet med gåvan är att använda den direkt i den löpande verksamheten, säger Catarina.
Många organisationer har en ekonomistadga. Där bör det också tydligt framgå vem som har mandatet att ta beslut då det gäller exempelvis placeringar.
Grundtanken med en placeringsstrategi att klargöra hur pengarna ska placeras. Den kan också handla om vilka riktlinjer som ska följas, vilken avkastning som organisationen strävar till och hur dessa mål uppföljs. En placeringsstrategi blir också ofta ett etiskt dokument som klart definierar var pengar inte ska satsas av olika anledningar.
Framför allt om det blir fråga om att placera kapital kan ett ekonomiutskott fylla en kompletterande och viktig roll. Styrelsen är ansvarig för alla beslut, men styrelsens funktion kan vara att övervaka att placeringar sköts snarare än att fatta placeringsbeslut, om man överlåter ansvaret och köper in tjänsten.
– Styrelsen kan överlåta handhavandet av och beslutanderätten i föreningens placeringstillgångar till ett ekonomiutskott enligt gällande fullmakter samt fastslagen placeringsstrategi, säger Catarina.
I Niords fall är ekonomiutskottet uppbyggt på det viset att det bör ha minst tre medlemmar som alla hör till styrelsen. Ordföranden och skattmästaren är båda medlemmar och skattmästaren fungerar som ordförande för ekonomiutskottet. Ekonomiutskottet kan inkalla utomstående experter och kan tas in då kompetens inom till exempel en viss typ av placeringsmöjlighet diskuteras.
Ett ekonomiutskotts uppgifter kan variera beroende på organisationen. Som exempel kan utskottet ha till uppgift att:
- övervaka och utveckla skötseln av föreningens egendom
- övervaka och utveckla skötseln av föreningens ekonomi, bokföring och annan förvaltning
- förbereda föreningens verksamhetsberättelse och bokslut samt förslag till verksamhetsplan och budget att föras till styrelsen
- på styrelsens uppdrag sköta övriga uppgifter som anknyter till ekonomiförvaltningen
- definiera, upprätthålla och utveckla en placeringsstrategi som styrelsen godkänner
Det finns egentligen inte någon gräns, sett till summa, som avgör när en organisation som får en donation av det här slaget borde fundera kring placeringar eller använda pengarna i den löpande verksamheten.
– Såklart är det så att ju större summa det är fråga om, desto mer aktuellt blir det att fundera kring placeringar, säger Catarina.
Om beslutet blir att placera pengarna så finns det många alternativ.
– Eftersom det finns så många alternativ skulle jag absolut rekommendera organisationer att tala med många specialister, som kapitalförvaltare eller bankernas placeringsrådgivare och ta många olika offerter innan ett beslut fattas, säger Catarina.
