Ordföranderollen kommer med höga förväntningar

21.05.2024 kl. 12:11
ARTIKEL. Vad innebär det att vara ordförande för ett förbund eller en centralorganisation idag? Vardagen, rutiner och organisationskulturen ser olika ut i alla förbund. Det finns mycket att lära av varandra och här kommer tips från erfarna ordförande.

Text: Mari Pennanen

Förbundarenan ordnade i slutet av mars en nätverksträff där förbundsordföranden med Dialogpausmetoden diskuterade ordföranderollen. Diskussionen leddes av Andrea Hynynen från Finlands svenska scouter. Här några tips som kom fram i diskussionen.

Hur omfattande är uppdraget?

Att vara ordförande för ett finlandssvenskt förbund kan betyda väldigt olika uppdrag. Några är heltidsarvoderade och andra ser styrelsen fem gånger per år på möten.  Någon styrelser har aktiv daglig kontakt, de flesta hörs mer sällan.

Externa och interna förväntningar och krav på en ordförande kan vara höga. Nyvalda har ofta egna ambitioner, som inte alltid är realistiska innan uppdraget klarnar och man kommer in i rollen. Vad man vill och vad man hinner med visar sig ofta vara två skilda saker, och ett tips är att vara mån om att sätta gränser och värna om sitt välmående.

Småningom dök det upp fraser som att ”ordförande brukar” och andra oskrivna regler och normer som tydligen fanns.

En ordförande berättar att då hen valdes och tillträdde så verkade allt klart, men småningom dök det upp fraser som att ”ordförande brukar” och andra oskrivna regler och normer som tydligen fanns. Varje ordförande måste själv aktiv vara med och forma sin egen roll som ordförande och våga välja bort, så uppdraget blir hållbart.

En erfaren ordförande har för sig själv formulerat som mål att den dag hen slutar som ordförande, så hoppas hen ha skapat intresse bland övriga att bli ordförande. Uppdraget borde vara attraktivt för många, eftersom uppdraget också ger mycket och det är viktigt att också komma ihåg att lyfta fram detta.

Ordförande i förhållande till anställda

De flesta av Förbundsarenans medlemsorganisationer har anställda. Hur mycket ska en ordförande stöda verksamhetsledaren? Vilka saker diskuteras av vem? Det finns olika praxis, men viktigt är att komma ihåg att rollerna för anställda och för förtroendevalda är olika. Arbetsfördelning och tydlighet är viktigt, likaså att alla får göra sin uppgift.

God förvaltning kommer inte av sig själv, men har man styrdokument och rutiner på plats är det lättare. Det är ett arbete i sig att hålla styrdokumenten i skick.

Samarbetet med verksamhetsledaren kan se olika ut. Viktigt är att diskutera tillräckligt, så att ordförande känner till allt relevant i ett ärende, och också att ordförande känner till bakgrunden som olika förslag kommer från. Att ha ett arbetsutskott eller presidium som förbereder ärenden är också smidigt. Tydliga processer gör det lättare speciellt när det gäller svåra beslut.

Att leda styrelsen

Centralt för ordförandeuppdraget är naturligtvis att leda styrelsearbetet. Styrelsemedlemmars engagemang kan variera, men det lönar sig att diskutera och komma överens om spelregler, som innefattar att alla kommer till möten förberedda.

Då det finns bra beredning och klara beslutsförslag som alla bekantat sig med på förhand finns det på mötet rum för diskussion och flexibilitet. Om det däremot uppstår en känsla av att allt är klart före mötet och att styrelsemedlemmar egentligen inte har något att säga till om utan mer eller mindre förväntas godkänna allt försvagas organisationen som helhet. Därför är det också bra att tydligt dela in ärenden som ska behandlas i beslutsärenden, diskussionsärenden och informationsärenden.

Då det finns bra beredning och klara beslutsförslag som alla bekantat sig med på förhand finns det på mötet rum för diskussion och flexibilitet.

Då möten hålls på distans är det svårare för ordförande att se alla och få en helhetsbild av situationen, då det är svårt eller omöjligt att se styrelsemedlemmars kroppsspråk och miner på samma sätt som då alla sitter i samma rum. Distansmöten är praktiska, men de fungerar bäst för beslutsärenden som redan diskuterats tidigare. Hybridmöten där vissa är på plats och vissa på distans rekommenderas inte av ordföranden på nätverksträffen, eftersom de lätt leder till ojämlikhet och att vissa blir utanför.

Längden på styrelsemöten diskuterades också. Det blir lätt långa möten, speciellt om beredningen inte är tydlig, men möten längre än två timmar brukar sällan vara bra. För att förkorta mötestiden kan styrelsen träffas till exempel på en aftonskola, för att sätta sig in i olika ärenden och få mer bakgrund, som behövs inför beslutet.

Att leda organisationen

Till ordförandes uppdrag hör också att vara frontfigur för organisationen i olika sammanhang. Som ordförande kanske man automatiskt representerar förbundet på olika ställen, men det är också något man kan diskutera i styrelsen och fundera på vem som gör vad. Det är viktigt att prata gott om verksamheten, och komma ihåg att lyfta fram organisationen.

Det kan också löna sig att ordna tid för att delta i olika former av verksamhet inom förbundet för att visa sig och vara tillgänglig för medlemmar. Om man bjuder på sig själv och träffar många kan man också som ordförande få nyttig information, som man sedan kan lyfta. Att besöka medlemsföreningar och deras olika evenemang kan göra uppdraget som ordförande för hela organisationen lättare och gör att man kommer ihåg att man inte endast är styrelseordförande utan ordförande för organisationen.

Tips att ta med sig

  • Utvärdera styrelsearbetet. Välj någon metod och gör regelbundna utvärderingar.
  • Tacka verksamhetsledaren. Det hör till ordförandes viktigaste uppgifter.
  • Tala igenom uppdraget med alla i styrelsen. Viktigt att känna till allas styrkor och intressen, samt att alla känner sig delaktiga i styrelsearbetet. Sätt gränser och värna om välmående.
  • Nätverka med ordförande- och styrelsekollegor i andra förbund. Då vet du vem du kan ringa när det behövs och du får tips och idéer. Du kan också påminnas om hur bra lösningar ni har.
  • Fundera på hur operativ styrelse ni har. Fungerar det optimalt?
  • Försök göra det roligt att komma till styrelsemöten. Trevlig servering, goda bakverk, olika mötesplatser.
  • Incheckningsrunda i början av mötet kan göra mycket för stämningen och får alla att landa i mötet.
  • Gör ibland något annat tillsammans, spela minigolf, gå på museum eller stek plättar.
  • Längre möte en gång per år med tid också för friare diskussioner, kanske också tillsammans med medarbetarna.
  • Kom ihåg att det är roligt att vara ordförande och att du får leda organisationen.

 

Nätverket för förbundsordföranden erbjuder en möjlighet till diskussion med andra ordförande kring frågor om att leda de finlandssvenska förbunden och centralorganisationerna. Träffar kring olika teman ordnas regelbundet. Läs mer här.

90763_t.jpg

Förtroendeuppdrag kan ge dig meriter men öppnar inte alla portar

BLOGG. Är ansvarsfulla förtroendeuppdrag i organisationer bra för karriärutvecklingen? Emil Oljemark och Filip Nyman har utgående från sina erfarenheter inom scoutrörelsen reflekterat tillsammans kring nätverk, kompetenser och meriter.Läs mera »
28.08.2024 kl. 08:17
90139_t.jpg

Styrelseposten landar i förbundsstyrelsernas epostlådor

NYHET. I Förbundsarenans 68 medlemsförbund finns det närmare 600 personer som engagerar sig som ordförande och styrelsemedlem. Förbundsarenan har nu grundat nyhetsbrevet Styrelseposten för att nå dessa med aktuell information som kan stöda i förtroendeuppdraget.Läs mera »
23.05.2024 kl. 09:30
88887_t.jpg

Tätare samarbete med finska fältet stärker våra påverkansmöjligheter

BLOGG. Att knyta kontakter till det finska fältet hjälper oss i svenskspråkiga organisationer att bredda våra nätverk. Samtidigt är det viktigt att språkfrågorna inte hamnar i skymundan, menar Tina Kärkinen som deltagit i Järjestöhopping.Läs mera »
05.02.2024 kl. 07:38
88562_t.jpg

Nytta, nöje och nåd genom nätverk

BLOGG. Sedan Förbundsarenan började erbjuda många möjligheter till nätverkande har flera saker hänt i Svenskfinland. Fler som jobbar i förbund och centralorganisationer har ett bredare nätverk och effekterna är stora och många.Läs mera »
04.01.2024 kl. 11:31
82814_t.jpg

Vill du vara med och diskutera ”Utanför protokollet”?

NYHET. Förbundsarenan startar en LinkedIn-grupp för oss som tror på och vill att medborgarorganisationer är en central del i ett demokratiskt och hållbart samhälle. Gruppen ”Utanför protokollet” är ett forum för förtroendevalda och anställda inom Förbundsarenans medlemsorganisationer. Välkomna med!Läs mera »
08.08.2022 kl. 14:16
82367_t.jpg

Evenemang för alla

ARTIKEL. Visst vill vi ordna tillgängliga evenemang där alla känner sig välkomna. Men hur gör man det i praktiken? Vi har samlat konkreta tips och verktyg för hur ditt förbund ordnar tillgängliga evenemang.Läs mera »
30.05.2022 kl. 12:37
80409_t.jpg

Dags att vässa kompetensen och nätverka

NYHET. Nytt år och nya tag! Då ivern slår till och du vill utvecklas i ditt arbete vill Förbundsarenan påminna om det som många av våra medlemsorganisationer ser som en av de mest givande bitarna av vår verksamhet: nätverken.Läs mera »
12.01.2022 kl. 09:55
76470_t.jpg

Långsiktigt arbete för förbundens verksamhetsförutsättningar

INGÅNGEN. Mandatperioden för delegationen för medborgarsamhällspolitik tar nu slut. Efter fyra år som medlem i delegationen reflekterar verksamhetsledare Mari Pennanen över betydelsen av att de finlandssvenska förbunden genom Förbundsarenan varit representerade i delegationen.Läs mera »
03.02.2021 kl. 11:05