Bild av Mari Pennanen

Rutiner och struktur som stöd för verksamheten

09.08.2021 kl. 08:58
INGÅNGEN. Under sommaren har nyheter om när det gått fel i en organisation gjort många upprörda. Vi är säkert många som reflekterar över vilka eventuella brister i de administrativa kontrollrutinerna som kanske finns i den egna organisationen. Alla har vi rutiner att förbättra och utveckla. Vi bör ändå minnas att det oftast går rätt till.

Text: Mari Pennanen

Augusti betyder för de flesta en nystart. Också förbund kör igång med ny energi efter sommaren, då verksamheten antingen mer eller mindre legat nere, eller haft högsäsong med till exempel läger – allt enligt syftet och verksamhetsformer. I samband med skolstarten är det också många vuxna som efter sommarsemestern är ivrig att igen börja jobba. Då är det också bra läge för reflektion och eventuella ändringar om det finns behov för det.

Många jag talat med har lyft fram den oro som fallet inom Pohjola-Norden väcker. Många tänker på egen organisation och vill kunna visa att allt går rätt till och att man sköter sig. Samtidigt är det många som är oroliga för att saker kan tolkas fel, även om allt går rätt till. Också här hörs det för de finlandssvenska förbunden mycket karaktäristiska ”vi är ju lite speciella för att...”. Trots att organisationsmodellen, verksamhetsformerna, medlemskåren eller målgruppen skiljer sig från varandra är den genuina viljan att göra rätt saker för att driva det ideella syftet genomgående och ska så vara.

Gällande finansiering och användning av beviljade medel finns inga gråzoner, rätt ska vara rätt. Jag tror det är viktigt att kontinuerligt se över sin egen administration och se att allt är i sin ordning. Det är ju en av grunduppgifterna för alla inom organisationen: gör vi det vi ska och på bästa möjliga sätt?

För styrelsemedlemmar kan kansliet kännas avlägset och farhågor väckas om man upplever att man saknar information. Svaret där är naturligtvis att ta reda på, men som styrelsemedlem är det också viktigt att göra det på rätt sätt. Enskilda styrelsemedlemmar som börjar med egna utredningar är inte svaret, utan naturligtvis ska ärenden skötas enligt de format som finns. Styrelsens roll och ansvar är också temat för Styrelsedagarna denna höst. Vi vet att många gärna vill fundera på detta tillsammans och erbjuder i oktober en möjlighet. Välkommen med! Läs mer om Styrelsedagarna här.

För finlandsvenska förbund och centralorganisationer finns bara en väg och det är framåt. Om du märker att något inte sköts på bästa möjliga sätt och det i er administration finns luckor där säkrare rutiner kunde byggas in, så finns det inget annat att göra än att ta i det och göra ändringar. Tips och idéer hur andra förbund ordnat saker (ekonomistadga, förvaltningsdokument, mallar och modeller) finns att få bara man frågar efter, till exempel genom något av nätverken.

Vi ska också alla komma ihåg att det mesta faktiskt går rätt till. Vi litar på varandra och det är orsaken till att vi tillsammans åstadkommer så mycket. Där finns det absolut ingen orsak till förändring, det som vid behov behöver förändras är det administrativa rutinerna så de stöder oss alla, både anställda och förtroendevalda, i arbetet inom förbunden.

Mari Pennanen är verksamhetsledare på Förbundsarenan och skriver i Ingången-kolumnerna om aktuella ärenden i förbundsvärlden.

Läs också

Fem förslag för förundens finansiering

På bordet: Varför behövs god förvaltning i föreningar?

Ingången: Att få som man vill som förbund

91159_t.jpg

Delningskultur – mer än bara carpool

INGÅNGEN. Hur kan civilsamhället tänka om när det gäller samarbete, att dela och lyfta varandra? Förbundsarenans verksamhet är i sig ett exempel på att jobba för att bygga en delningskultur. Förbundsarenans verksamhetsledare Mari Pennanen bloggar om tankar efter en nordisk workshop.Läs mera »
03.10.2024 kl. 12:29
90651_t.jpg

Paketering och inspiration av ivriga studerande

INGÅNGEN. Tänk dig att du listar en massa utmaningar och ett gäng engagerade högskolestuderande tar sig an dessa utmaningar för att presentera lösningar. Det här fick Förbundsarenan i våras i ett samarbete med Handelshögskolan vid Aaltouniversitetet. Resultatet var konkreta förslag, arbetsglädje, inspiration och öppna dörrar.Läs mera »
12.08.2024 kl. 09:25
89896_t.jpg

Behovet av en strategi för civilsamhällesorganisationer

INGÅNGEN. Regeringens mål är att stärka demokratin, delaktigheten och förtroendet i samhället. Det känns lite utmanande att se hur regeringen just nu arbetar för detta, men strategin som beretts är steg i rätt riktning.Läs mera »
02.05.2024 kl. 08:41
89584_t.jpg

Alla ungdomar borde få ha en orsak att åka Svenskfinland runt

INGÅNGEN. Civilsamhället har många betydelser, men den här gången tänkte jag lyfta fram betydelsen av att som ung få möjligheten och en orsak till att åka omkring i Svenskfinland.Läs mera »
02.04.2024 kl. 12:13
89199_t.jpg

Civilsamhället, tredje sektorn eller ideell sektor?

INGÅNGEN. Begrepp och ord. Ibland känns det komplicerat och när man lärt sig det senaste dyker det upp nya termer. Nu verkar fler på engelska använda CSO där man tidigare använde NGO.Läs mera »
29.02.2024 kl. 12:29
81068_t.jpg

Gör det ni är bäst på

BLOGG. Ett levande och autonomt civilsamhälle – det går inte att betona betydelsen av det tillräckligt. Varenda förening och förbund är viktiga. Nu behövs verkligen gemenskap och möjligheter att träffas, prata och vara tillsammans. Ge era medlemmar, aktiva och målgrupper den möjligheten.Läs mera »
03.03.2022 kl. 07:44
80052_t.jpg

Att träffas och att mötas

INGÅNGEN. För förbunden är det självklart att ordna olika evenemang. Vi kan det och är bra på det. Ändå kan vi fastna i gamla hjulspår och därför mår vi bra av att stanna upp och tänka till. Det gäller att måna om den största resursen: deltagarnas tid.Läs mera »
07.12.2021 kl. 09:22
78793_t.jpg

Du får gilla jobbet eller att ta ansvar för ditt eget arbetsvälmående

INGÅNGEN. En solig höstdag i skogen springer jag sist i raden efter ett gäng sportklädda, glada förbundsanställda längs stigen. I en glänta bredvid en sjö stannar vi, pulsen lugnar ner sig och utsikten över vattnet är avslappnande. Medan jag njuter så smyger sig ändå en liten fråga in i medvetandet: får jag ha det så här bra mitt under en arbetsdag?Läs mera »
06.09.2021 kl. 14:50